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Aufbewahren und löschen: Kopien, Prinzipien, Fristen

Eine Fachabteilung löscht 30 Gigabyte alter Entwürfe und leert den Papierkorb. Am nächsten Tag meldet die Site denselben Speicherverbrauch. Auf der Site wirkt eine Aufbewahrungsrichtlinie — und die hindert niemanden am Löschen, sondern legt vorher eine Kopie in eine versteckte Systembibliothek. Was der Nutzer sieht, ist weg; was zählt, ist es nicht. In diesem Modul lernst du, wann eine Kopie in der Preservation Hold Library entsteht und wann ausdrücklich nicht, warum die Frage nach der stärkeren Regel falsch gestellt ist und stattdessen vier Prinzipien Aufbewahrungsdauer und Löschzeitpunkt getrennt berechnen, warum eine Fünfjahresfrist eine Siebenjahresfrist schlagen kann, warum unter einer Richtlinie die Versionsgrenzen einer Bibliothek ausgesetzt werden — und warum es bis zu 37 Tage dauert, bis ein Element die Aufbewahrungsbibliothek verlässt.

Lehrtext · 12 Abschnitte · zuletzt geprüft: 2026-09-12

Gelöscht, und trotzdem noch da

Eine Fachabteilung räumt eine Projektbibliothek auf und löscht rund 30 Gigabyte alter Entwürfe. Der Papierkorb wird geleert. Am nächsten Tag meldet die Site denselben Speicherverbrauch wie vorher. Niemand hat etwas zurückgeholt.

Auf der Site wirkt eine Aufbewahrungsrichtlinie, und die arbeitet nicht so, wie der Name vermuten lässt. Sie hindert niemanden am Löschen. Sie legt vor dem Löschen eine Kopie in eine versteckte Systembibliothek — die Preservation Hold Library — und lässt den Nutzer danach tun, was er wollte. Was er sieht, ist verschwunden. Was zählt, ist es nicht.

LernzielDu kannst sagen, wann eine Kopie in der Aufbewahrungsbibliothek entsteht und wann nicht, welche der vier Prinzipien den Ausgang entscheidet, wenn mehrere Regeln auf dieselbe Datei wirken, und welche Fristen zwischen einer Anordnung und ihrer Wirkung liegen.

Preservation Hold Library — Eine versteckte Systembibliothek, die SharePoint und OneDrive bei Bedarf je Site anlegen. Sie speichert automatisch Kopien, wenn das aus Compliance-Gründen nötig ist. Laut Dokumentation ist es nicht unterstützt, diese Dateien selbst zu bearbeiten, zu löschen oder zu verschieben — der Zugriff läuft über Compliance-Werkzeuge wie eDiscovery.

Zwei Werkzeuge, zwei Reichweiten

Microsoft Purview kennt zwei Wege, Aufbewahrung anzuordnen. Sie sehen ähnlich aus und verhalten sich an mehreren entscheidenden Stellen verschieden.

Aufbewahrungsrichtlinie: Wirkt auf einen Ort — alle Sites, bestimmte Sites, OneDrive-Konten. Mehrere Richtlinien können gleichzeitig auf dieselbe Datei wirken.
Aufbewahrungsbezeichnung: Wirkt auf ein einzelnes Element. Je Element gilt genau eine Bezeichnung; sie kann manuell, automatisch oder als Vorgabe einer Bibliothek zugewiesen werden.

Aus dieser Reichweite folgt fast alles Weitere. Eine Richtlinie ist ein Container-Merkmal und deshalb implizit: Sie trifft jede Datei, die an diesem Ort landet, auch die von morgen. Eine Bezeichnung klebt am Element und ist deshalb explizit — sie reist mit, und sie sticht bei Löschentscheidungen die Richtlinie.

Listenelemente werden von Aufbewahrungsrichtlinien nicht unterstützt, von Aufbewahrungsbezeichnungen dagegen schon — ausgenommen Elemente in Systemlisten.
Auf Ordnungsstrukturen selbst — Bibliotheken, Listen, Ordner — wirken weder Richtlinien noch Bezeichnungen.
Eine Richtlinie erfasst alle Dokumentbibliotheken, auch automatisch angelegte wie Site Assets; eine Bezeichnung zusätzlich Dateien auf der Wurzelebene, die in keinem Ordner liegen.
Für Richtlinien und Bezeichnungsrichtlinien gilt: Sites müssen indiziert sein, damit die Einstellungen greifen. Dass Elemente nicht in Suchergebnissen erscheinen sollen, schließt sie dagegen nicht aus.

Wo eine Site sich der Löschung entziehtSteht eine Site über Set-SPOSite mit dem Parameter -LockState auf NoAccess oder ReadOnly, können ihre Elemente mit dieser Konfiguration nicht gelöscht werden. Eine gesperrte Site ist damit kein neutraler Zustand für die Aufbewahrung: Die Löschaktionen laufen ins Leere, während die Fristen weiterlaufen.

Wann eine Kopie entsteht — und wann nicht

Der Kopiermechanismus ist die technische Mitte des Themas. Er greift nicht immer, und welche Fälle er auslässt, ist genau das, was man wissen muss.

Aufbewahrungsrichtlinie: Bearbeiten: Kopie ja. Löschen: Kopie ja.
Standard-Bezeichnung: Bearbeiten: Kopie nein. Löschen: Kopie ja.
Bezeichnung, die als Datensatz kennzeichnet: Bearbeiten eines entsperrten Elements: Kopie ja. Bearbeiten eines gesperrten Elements und Löschen: blockiert, die Aktion findet gar nicht statt.
Bezeichnung für regulatorische Datensätze: Bearbeiten und Löschen sind immer blockiert.

Zur ersten Zeile gehört eine Fußnote mit erheblicher Tragweite: Neuer Inhalt wird bei der ersten Bearbeitung nicht in die Aufbewahrungsbibliothek kopiert. Wer wirklich alle Versionen einer Datei sichern will, muss laut Dokumentation die Versionierung der Site eingeschaltet haben. Aufbewahrung allein leistet das nicht.

Wo der Nutzer eine Fehlermeldung siehtDer Versuch, eine Bibliothek, Liste oder Site zu löschen, die unter Aufbewahrung steht, scheitert mit einer Fehlermeldung. Dasselbe gilt für ein bezeichnetes Element, wenn die Einstellung zum Löschen bezeichneter Inhalte abgeschaltet ist oder die Bezeichnung einen gesperrten beziehungsweise regulatorischen Datensatz erzeugt. In diesen Fällen entsteht keine Kopie — das Element bleibt am Ursprungsort.

Ob Nutzer bezeichnete Inhalte überhaupt löschen dürfen, ist eine eigene Einstellung der Datensatzverwaltung, und sie steht für OneDrive und SharePoint getrennt. Wer keinen Zugang zum Purview-Portal hat, erreicht dieselben Schalter laut Dokumentation über Get-PnPTenant und Set-PnPTenant unter den Namen AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedSPO und AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedODB. Zwei getrennte Werte heißt auch: Eine Organisation kann hier ungewollt zwei verschiedene Regeln fahren, ohne dass es jemandem auffällt.

Zwischenstand

Kurzcheck

Auf einer Site wirkt eine Aufbewahrungsrichtlinie. Eine Nutzerin bearbeitet ein Dokument mehrfach über Monate. Die Versionierung der Bibliothek ist ausgeschaltet. Was liegt am Ende in der Aufbewahrungsbibliothek?

Eine Kopie des Standes, wie er bei der ersten Bearbeitung nach Anwendung der Richtlinie war.
Alle Zwischenstände, weil die Richtlinie bei jeder Bearbeitung eine Kopie ablegt.
Nichts — Kopien entstehen bei Richtlinien nur beim Löschen, nicht beim Bearbeiten.

Treffer. Richtig. Die Richtlinie erzeugt beim Bearbeiten eine Kopie des ursprünglichen Inhalts. Ohne Versionierung sammelt sich daraus aber keine lückenlose Reihe aller Zwischenstände.

Vier Prinzipien statt einer Siegerregel

Auf dieselbe Datei können mehrere Richtlinien und zusätzlich eine Bezeichnung wirken. Die Dokumentation ist an dieser Stelle sehr klar darüber, wie die Frage nicht zu stellen ist: Es geht nicht darum, welche Regel gewinnt, sondern darum, wie lange ein Element aufbewahrt und wann es gelöscht wird. Beide Werte werden getrennt voneinander berechnet.

1. Aufbewahren schlägt Löschen: Was aufbewahrt werden muss, wird nicht endgültig gelöscht. Der Löschvorgang kann trotzdem laufen und den Inhalt aus der Nutzersicht entfernen — die endgültige Löschung ist nur ausgesetzt.
2. Die längste Aufbewahrungsfrist gewinnt: Gelten mehrere Fristen, wird bis zum Ende der längsten aufbewahrt.
3. Explizit schlägt implizit beim Löschen: Die Löschaktion einer Bezeichnung sticht die jeder Richtlinie. Bei reinen Richtlinien sticht eine gezielt zugeschnittene die organisationsweite.
4. Die kürzeste Löschfrist gewinnt: Bleibt danach noch ein Konflikt, wird am Ende der kürzesten Frist endgültig gelöscht.

Die Ebenen wirken von oben nach unten als Stichentscheid: Löst sich der Fall bereits auf der ersten, gibt es keinen Grund, zur zweiten zu gehen. Auch Elemente unter einem eDiscovery-Vorbehalt fallen unter das erste Prinzip — sie können von keiner Richtlinie und keiner Bezeichnung endgültig gelöscht werden. Wird der Vorbehalt aufgehoben, gelten die Prinzipien wieder wie zuvor.

Warum eine Zahl allein nichts sagtEine Frist von 5 Jahren kann laut Dokumentation eine von 7 Jahren schlagen — wenn die kürzere ab letzter Änderung und die längere ab Erstellung rechnet. Jede Bearbeitung setzt die kürzere Frist neu an. Wer Fristen vergleicht, muss deshalb immer den Startzeitpunkt mitvergleichen.

Die Wege, die ein Inhalt nimmt

Was mit einer Datei geschieht, hängt von zwei Dingen ab: ob die Einstellung aufbewahren, löschen oder beides verlangt — und ob jemand die Datei innerhalb der Frist anfasst.

Aufbewahren und löschen, Datei wird geändert oder gelöscht: Kopie in die Aufbewahrungsbibliothek, dort bis Fristende, dann in den Papierkorb zweiter Stufe↓Aufbewahren und löschen, Datei bleibt unberührt: am Fristende in den Papierkorb erster Stufe↓Nur aufbewahren, Datei bleibt unberührt: es passiert nichts — weder vor noch nach der Frist↓Nur löschen: am Ende der Frist in den Papierkorb erster Stufe

Bemerkenswert ist die dritte Zeile. Eine reine Aufbewahrungspflicht ohne Löschaktion verändert an einer unangetasteten Datei gar nichts — kein Umzug, keine Kopie, kein Ablaufdatum. Sie wirkt ausschließlich in dem Moment, in dem jemand die Datei ändern oder löschen will.

Eine Änderung zugunsten der VorsichtAus der Aufbewahrungsbibliothek wird laut Dokumentation nicht mehr direkt endgültig gelöscht. Alle Inhalte von dort laufen inzwischen über den Papierkorb zweiter Stufe, damit versehentlicher Datenverlust unwahrscheinlicher wird. Das verlängert den Weg und schafft eine zusätzliche Rettungsstufe.

Zwei Papierkörbe und die 93 Tage

Der Papierkorb einer SharePoint-Site ist nicht einer, sondern zwei — und die bekannte Zahl 93 gilt für beide zusammen, nicht für jeden einzeln.

Erste Stufe: Was Nutzer als Papierkorb kennen. Wer hier löscht oder den Papierkorb leert, schiebt das Element in die zweite Stufe.
Zweite Stufe: Für Endnutzer nicht sichtbar. Websitesammlungsadministratoren können den Inhalt einsehen und wiederherstellen.
Die Frist: Ein Aufbewahrungszeitraum von 93 Tagen erstreckt sich über beide Stufen. Am Ende wird endgültig gelöscht, gleich in welcher Stufe das Element gerade liegt.

Daraus folgt die wichtigste Einschränkung des Papierkorbs, und sie ist dieselbe wie beim gelöschten OneDrive: Der Papierkorb ist nicht indiziert und damit nicht durchsuchbar. Eine eDiscovery-Suche kann dort keinen Inhalt finden, auf den sie einen Vorbehalt legen könnte.

Was das für die Reihenfolge heißtEin Vorbehalt muss stehen, bevor Inhalte im Papierkorb landen. Danach ist er anordenbar und wirkungslos. Aus demselben Grund ist „wir haben ja 93 Tage“ eine Aussage über Wiederherstellbarkeit durch Administratoren — nicht über Auffindbarkeit in einem Verfahren.

Fristen, die zwischen Anordnung und Wirkung liegen

Zwischen dem Einrichten einer Regel und ihrer Wirkung liegen mehrere Wartezeiten. Sie erklären fast jede Rückfrage der Form „warum ist das immer noch da?“ — und sie sind dokumentiert, nicht geschätzt.

Bis zu `7` Tage, bis Aufbewahrungsrichtlinien und automatisch angewandte Bezeichnungen auf Inhalte wirken. Ebenso lange, bis veröffentlichte Bezeichnungen in den Anwendungen sichtbar sind.
Bis zu `7` Tage für den Durchlauf des Zeitgeberauftrags, der Elemente bewertet und bewegt.
Mindestens `30` Tage Liegezeit in der Aufbewahrungsbibliothek, bevor der Aufräumauftrag ein Element überhaupt betrachtet.
Dieser Auftrag läuft alle `7` Tage — zusammen mit den 30 Tagen kann es damit bis zu `37` Tage dauern, bis ein Element die Aufbewahrungsbibliothek verlässt.

Die Dokumentation merkt an, dass es in der Praxis oft schneller geht, empfiehlt aber ausdrücklich, mit dem Höchstwert zu planen. Für den Betrieb heißt das: Eine Prüfung „hat die neue Richtlinie gegriffen?“ frühestens nach einer Woche, und eine Beschwerde über nicht freigewordenen Speicher frühestens nach gut 5 Wochen.

Versionen verhalten sich anders als erwartet

Versionierung ist in jeder Bibliothek vorhanden und bewahrt standardmäßig mindestens 500 Hauptversionen auf. Unter Aufbewahrung ändert sich ihr Verhalten in einer Weise, die bei Speicherfragen regelmäßig überrascht.

Für Elemente, die einer Aufbewahrungsrichtlinie oder einem eDiscovery-Vorbehalt unterliegen, werden die Versionsgrenzen der Bibliothek ignoriert, bis die Frist abgelaufen oder der Vorbehalt aufgehoben ist. Alte Versionen werden also nicht mehr automatisch bereinigt, und Nutzer können Versionen nicht löschen. Eine Bibliothek, die jahrelang stabil war, wächst ab dem Tag der Richtlinie unbegrenzt.

Bei einer Aufbewahrungsbezeichnung ohne zusätzliche Richtlinie und ohne Vorbehalt ist es anders: Dort werden die Versionsgrenzen eingehalten, ältere Versionen also automatisch entfernt, um neuen Platz zu machen. Nutzer dürfen Versionen trotzdem nicht selbst löschen.

Wie Versionen gespeichert werdenAlle Versionen einer Datei werden in der Aufbewahrungsbibliothek in einer Datei gehalten, sofern das Element nicht als Datensatz gekennzeichnet ist. Versionen eines Datensatzes liegen weiterhin als getrennte Dateien und können dadurch unabhängig voneinander ablaufen.

Wenn jemand die Organisation verlässt

Die Dokumentation unterscheidet hier ausdrücklich zwischen den beiden Ablagen, und der Unterschied bestätigt die Achse des OneDrive-Moduls.

SharePoint: Inhalte, die eine ausgeschiedene Person erstellt hat, sind nicht betroffen — SharePoint gilt als kollaborative Umgebung, anders als Postfach und OneDrive.
OneDrive: Dateien unter Aufbewahrung bleiben für die Dauer der Frist erhalten. In dieser Zeit funktionieren alle Freigaben weiter, und die Inhalte bleiben über Inhaltssuche und eDiscovery auffindbar.
Nach Fristende: Mit Löschaktion wandern die Inhalte in den Papierkorb der Websitesammlung und sind für niemanden außer Administratoren zugänglich.

Die mittlere Zeile enthält einen Satz, der für Offboarding-Konzepte zählt: Bestehende Freigaben eines ausgeschiedenen Kontos laufen weiter. Aufbewahrung erhält den Zugriff, sie friert ihn nicht ein. Wer beim Abgang nur an die Aufbewahrungspflicht denkt und nicht an die offenen Links, hat beides gleichzeitig — die Pflicht erfüllt und den Zugang offen gelassen.

Durchgerechnet: drei Regeln auf einer Datei

Wie lange bleibt sie, und wann verschwindet sie?

Szenario

Auf ein Dokument in einer Projektbibliothek wirken drei Einstellungen: eine organisationsweite Richtlinie, die nach 5 Jahren nur löscht; eine auf diese Site zugeschnittene Richtlinie, die 3 Jahre aufbewahrt und dann löscht; und eine Aufbewahrungsbezeichnung, die sieben Jahre nur aufbewahrt. Alle rechnen ab Erstellung.

Anforderungen

Aufbewahrungsdauer und Löschzeitpunkt getrennt bestimmen
Die Prinzipien in der richtigen Reihenfolge anwenden
Sagen können, wo die Datei zwischenzeitlich liegt

Schritte

Erst die Aufbewahrung: Prinzip 1 sagt, dass Aufbewahren das Löschen sticht. Es gibt zwei Aufbewahrungsaktionen — 3 Jahre aus der Richtlinie, 7 aus der Bezeichnung.
Prinzip 2 entscheidet zwischen ihnen: Die längste Frist gewinnt. Die Datei wird `7` Jahre aufbewahrt.
Dann die Löschung, getrennt davon: Es gibt zwei Löschaktionen, nach 5 und nach 3 Jahren. Beide fallen in die laufende Aufbewahrung und sind deshalb ausgesetzt, nicht aufgehoben.
Der früheste mögliche Zeitpunkt für die endgültige Löschung ist damit das Ende der Aufbewahrung — also nach 7 Jahren, obwohl beide Löschfristen früher abliefen.
Zwischenzeitlich gilt: Ändert oder löscht jemand die Datei, entsteht eine Kopie in der Aufbewahrungsbibliothek. In der Nutzersicht kann sie also längst verschwunden sein.
Nach Ablauf wandert sie von der Aufbewahrungsbibliothek in den Papierkorb zweiter Stufe und wird dort nach 93 Tagen endgültig gelöscht.
Ein eDiscovery-Vorbehalt würde all das aussetzen — und zwar unabhängig davon, welche der drei Einstellungen sonst greift.

Merksatz: Die Antwort lautet nicht „die Bezeichnung gewinnt“, sondern: sieben Jahre aufbewahren, danach löschen. Aufbewahrungsdauer und Löschzeitpunkt sind zwei Rechnungen, und nur die zweite kennt überhaupt einen Sieger.

Der Preis und die Route

Aufbewahrung erfüllt Pflichten, die sonst niemand erfüllt, und sie kostet an drei Stellen. Sie kostet Speicher, weil Kopien entstehen und Versionsgrenzen ausgesetzt werden. Sie kostet Klarheit, weil Nutzer Inhalte löschen, die weiterhin existieren — und weil der Stand in der Aufbewahrungsbibliothek von dem abweicht, was jemand zuletzt gesehen hat. Und sie kostet Reaktionszeit, weil jede Änderung an einer Regel Tage bis Wochen braucht, bevor sie messbar ist.

Der häufigste Entwurfsfehler ist, beide Werkzeuge für dasselbe zu halten und nach Bequemlichkeit zu wählen. Die Richtlinie ist das Werkzeug für Orte und damit für die Fläche; die Bezeichnung ist das Werkzeug für Inhalte und damit für den Einzelfall und die Ausnahme. Wer Ausnahmen über Richtlinien abbilden will, baut Zuschnitte, die niemand mehr überblickt — und wer Flächen über Bezeichnungen abbilden will, ist auf korrekte Zuweisung an jedem einzelnen Element angewiesen.

Pflicht benennen: aufbewahren, löschen oder beides?→Reichweite wählen: Ort oder Element — Richtlinie oder Bezeichnung→Startzeitpunkt festlegen: ab Erstellung oder ab letzter Änderung→Wirkung frühestens nach sieben Tagen prüfen→Vor jeder Löschaktion klären, ob ein Vorbehalt bestehen muss

Ort oder Element

Das nächste Modul nimmt sich die Betriebsseite von Teams vor: Richtlinien, ihre Wirkungsbereiche und die Frage, welche Regel für eine Person am Ende tatsächlich gilt.

Jetzt anwenden

Diesen Stoff gibt es als Modul mit bewerteten Entscheidungs-Checks — dieselbe Einführung, danach die Übungen.

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Quellen & Aktualität3 Primärquellen · zuletzt geprüft: 2026-09-12