Datenlebenszyklus und Betrieb in Exchange Online
Einführung · 4 Abschnitte · ~9 Min Lesezeit · Stand
Retention ist eine Geschäftsentscheidung
Aufbewahrung und Löschung müssen aus Rechts-, Datenschutz- und Geschäftsanforderungen abgeleitet werden. Die technische Plattform setzt die freigegebene Regel um; sie entscheidet nicht selbst, welche Daten wie lange benötigt werden.
| **Retention Policy oder Label** | Steuert Aufbewahrung und Löschung nach definiertem Scope und Verhalten. |
|---|---|
| **Hold** | Bewahrt relevante Inhalte für einen Untersuchungs- oder Rechtsfall; Freigabe und Beendigung folgen dem Fallprozess. |
| **eDiscovery** | Sucht, sichert, prüft und exportiert Inhalte unter kontrollierten Rollen und Verfahren. |
Löschung ist mehrstufig
Benutzerlöschung, Recoverable Items, Aufbewahrung und Holds interagieren. Eine Nachricht, die aus der normalen Ansicht verschwindet, ist nicht automatisch endgültig entfernt; umgekehrt ist ein normales Backup kein Ersatz für eine rechtlich freigegebene Hold-Strategie.
Servicebetrieb braucht eigene Evidenz
- Microsoft 365 Service Health zeigt bekannte Dienstauswirkungen.
- Message Trace und Auditdaten zeigen tenantbezogene Ereignisse.
- Synthetische Tests belegen den eigenen End-to-End-Pfad.
- Supportfälle benötigen Zeitlinie, betroffene Scopes und reproduzierbare Evidenz.
Migration ist Koexistenzdesign
- Identität und Source of Authority klären
- Mailflow, Domains und Koexistenz vorbereiten
- Pilotkohorte mit Rückfallkriterien migrieren
- Wellen anhand gemessener Ergebnisse ausrollen
- Altpfade kontrolliert außer Betrieb nehmen